Assistant.e administratif.ve

Contrat à durée déterminée

La Cité internationale des arts est une Fondation reconnue d’utilité publique, qui accueille des artistes en résidence, de plus de 60 nationalités différentes, dans 326 ateliers-logements répartis sur deux sites, le Marais et Montmartre.  70% des ateliers sont souscrits par des opérateurs étrangers et français qui désignent les résidents selon des modalités qui leur sont propres et 30 % des ateliers sont réservés pour répondre aux candidatures individuelles qui font l’objet d’une sélection par des commissions organisées par la Cité internationale des arts.

Parallèlement à cette activité principale, la Cité internationale des arts dispose de salles d’exposition (550 m²) et d’un auditorium (128 places) ainsi que de surfaces proposées à la location (studios de répétition notamment). La Fondation compte 47 ETP et un budget annuel de 4 M€, avec une gouvernance renouvelée fin 2015-début 2016 (Présidence, Direction Générale, Direction administrative, financière et des ressources humaines).

Dans le contexte d'une réorganisation, l'assistant.e administratif.ve est en charge d'assurer la continuité du service administratif de la Cité internationale des arts.

 

L'assistant.e administratif.ve aura pour mission première l'assistance de la cheffe du service des admissions :

- saisies des données relatives aux artistes résidents
- gestion du planning des arrivées et départs et des dossiers d'inscription transmis par les résidents
- courriers d'invitation, formalités administratives diverses pour préparer l'arrivée des résidents et assistance tout au long de leur résidence
- suivi de la mise en place du nouveau logiciel de gestion
- tâches de secrétariat ponctuelles : gestion du courrier, boîte mail, agenda, accueil physique et téléphonique.

Travail du lundi au vendredi de 10h à 18h.

 

Compétences du poste

- Accueillir les résidents
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Normes et qualité rédactionnelles indispensables
- Orienter les personnes selon leur demande
- Outils bureautiques (maitrise du Pack Office indispensable)
- Planifier des rendez-vous
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Saisir des documents numériques
- Langue : Anglais très bon exigé / Espagnol bon souhaité

 

Expériences et formations

- Expérience exigée de 3 ans
- Bac, CAP, BEP ou équivalent Secrétariat assistanat souhaité

 

Qualité(s) professionnelle(s)

- Réactivité
Rigueur
- Sens de l'organisation
 

Détails

Lieu de travail : 75104 - PARIS 04
Type de contrat : Contrat à durée déterminée de 6 mois / 35h hebdo

 

Les candidatures sont à envoyer à josephine.brunner@citedesartsparis.fr avant le 31 aout 2017.